Как бумажный документ перевести в электронный вид

Электронный документЭлектронный документ представляет собой любую информацию (символы любого типа, звукозапись, изображение), зафиксированную с помощью электронных средств и передаваемую при помощи средств вычислительной техники, электросвязи для хранения и использования всем обществом.

Документ, преобразованный в электронную форму, превращается в информацию, которая может быть отправлена, получена, сохранена на электронных носителях – от магнитного или лазерного диска до любого другого электронного носителя – материального хранилища информации.

Документ в электронном состоянии воспринимается человеком при использовании электронных технических средств, передается по телекоммуникационным каналам связи, обрабатывается в любых типах информационных систем.

Реквизиты электронного документа

Электронные документы в Российской ФедерацииЭлектронные документы в Российской Федерации имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном документе.

При этом должен быть соблюден определенный ряд условий:


  • в наличии должен быть сертификат ключа подписи. Ключ подписи относится к конкретной цифровой подписи и должен быть актуальным (действующим) в момент подписания документа;
  • в наличии доказательств, верифицирующих процесс написания;
  • использование цифровой подписи должно соответствовать сведениям, которые указаны в сертификате ключа подписи.

В процессе работы с электронными документами в целях проверки достоверности информации и соблюдения безопасности персональных данных сверяется набор его индивидуальных реквизитов электронного документа:

  • соответствие наименования и назначения документа;
  • корректность даты создания, утверждения и последней измененной версии;
  • информация об авторах – создателях документа;
  • информация об установленной защите на электронную форму документа;
  • проверка данных о кэшировании, которые служат контрольной точкой проверки документа или его цифровой подписи;
  • информация о программно-технических средствах, которые необходимы для воспроизведения документа;
  • данные о содержании документа.

Как перевести бумажные документы в электронные


Процедура перевода бумажных документов в электронную формуПеревод обычного бумажного документа в электронный производится путем обработки – сканирования для перевода в электронную форму для осуществления дальнейшего электронного документооборота.

Документы, подвергнутые электронной обработке, позволяют осуществлять их более эффективное использование – тиражирование, рассылку, хранение и корректировку данных. Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.

Программы для учета ГСМНа основе учета путевых листов не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.

Хорошим инструментом оценки будущего партнера является проверка его баланса, зафиксированного отметкой налоговой службы на последнюю отчетную дату. Этот показатель можно получить в сервисах проверки контрагентов. О том как это сделать читайте здесь.

Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).

Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов. При этом программные средства обрабатывают изображение, осуществляется визуальный контроль итогового качества.

Распознавание электронной версии документа


Распознавание электронной версии документаСканирование и получение изображения – лишь промежуточный этап. Необходимо наделить электронную версию технической вероятностью поиска в его структуре, редактирования содержимого, использования его фрагментов для создания следующего поколения документов.

Для этого осуществляют распознавание документов специальным программным обеспечением. Необходимый инструментарий – программа, которая распознает символ оптическим путем (OCR).

Таким образом текст отделяют от иллюстративного материала, таблицы от диаграмм и т.д. В итоге программа компонует содержимое в исходный вариант, расставив необходимые точки распознавания.

Документы в электронном состоянии (введенные в компьютер) условно разделяют на три разновидности: прошедшие формализацию, неформализованные и специальные. Формализованные имеют определенный тип полей, заполненных данными (анкеты, бланки, каталоги).

Документ различной, произвольной формы называется неформализованным (письмо, договор). Специализированный тип документов может иметь своим содержанием отпечатки пальцев, картографические изображения. Каждая из разновидностей имеет свою технологическую специфику распознавания.


tvoi.biz

Лекция 8

В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота. Остановимся подробнее на применяемых технологиях и используемой терминологии.

На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества (рис. 3.6).

Как бумажный документ перевести в электронный вид

Рис. 3.6. Схема перевода бумажного документа в электронный вид

Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов.

Обычно процесс сканирования — это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).


Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.

Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название — программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.

С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные (рис. 3.7).

Как бумажный документ перевести в электронный вид

Рис. 3.7. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид

Формализованные документы — это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы — это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.


Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.

studopedia.ru

Опыт работы

Перевод бумажных архивов в электронную форму интенсивно осуществляется на предприятиях во всем мире. Не осталось в стороне и Комсомольское-на-Амуре авиационное производственное объединение (КнААПО). Четыре года назад для централизованной обработки документов был создан участок перевода информации в электронную форму (участок сканирования). Работая в тесной связи с подразделениями объединения (отделы главного конструктора, главного технолога, главного метролога, планово-экономический отдел, сектор стандартизации, цеха основного и вспомогательного производства, бухгалтерия, отдел кадров и многие другие), он перевел в электронный вид более 200 тыс. листов бумажных документов формата А4.


Технология перевода документов в электронную форму

ЛВС — локальные вычислительные сети, КВС — корпоративные вычислительные сети. Технология перевода документов в электронную форму

Подразделения, воспользовавшиеся нашими услугами, освобождаются от рутинного труда, связанного с большими затратами времени и требующего освоения программных продуктов, которые могут им в дальнейшем и не понадобиться. Процесс перевода документации в электронный вид регламентируется временным положением, действующим на предприятии.

Все необходимые сведения заносятся в карту заказа, которую с помощью инженера по АСУП участка сканирования заказчик заполняет при сдаче документов на обработку. В карте заказа указываются параметры форматирования, имена файлов и каталогов, особенности обработки и адреса хранения готовой электронной формы.

Сегодня мы предлагаем заказчикам следующие виды электронных документов:

• качественные копии бумажной технической документации, доступные для редактирования в графических редакторах (*.tif, *.jpg и др.);

• чертежи в формате AutoCAD (*.dwg);


• эскизы векторного качества для приложений Windows и баз данных в виде метафайлов Windows (*.wmf);

• книги Microsoft Excel (*.xls);

• Web-страницы (*html);

• документы, подготовленные для печати на типографском оборудовании в формате Adobe Acrobat (*.pdf) и т.д.

Кроме того, мы размещаем информацию в базах данных корпоративной сети предприятия. Таким образом, заказчики, сдав в обработку бумажные документы (зачастую ветхие и плохого качества), получают их электронные аналоги, доступные целой группе пользователей.

Стимулом к созданию участка стала потребность сопровождать изделия на экспорт документами в электронном виде. Первыми заказами, выполненными участком сканирования, были технологические карты и руководства по эксплуатации изделий, послужившие основой для создания интерактивных электронных технических руководств.

На создание первых книг общим объемом 10 тыс. листов формата А4 конструкторам и технологам понадобилось бы (по их собственным подсчетам) около полутора лет, но благодаря новой технологии эта работа была выполнена за три месяца.

Окно базы данных Scandoc, форма Книги, вкладка Регистрация

Окно базы данных Scandoc, форма Книги, вкладка Регистрация

Сегодня производительность участка составляет около 6 тыс. листов формата А4 в месяц. Количество обработанной документации зависит от качества оригинала и выбранной технологии.
зработаны технологические процессы разной сложности: например, перевод в электронный вид Документ Microsoft Word простых текстов без рамок форм имеет сложность 1, а перевод чертежей в электронный вид Рисунок AutoCAD — сложность 4. Благодаря систематическому обучению персонала поддерживается высокая квалификация специалистов, что позволяет создавать качественные электронные версии различных документов.

Поступающие на обработку документы регистрируются в специальной базе данных Scandoc. В ней содержатся сведения о заказчиках и исполнителях работы, технологическом задании, сроках выполнения, адресах размещения электронных версий документов в корпоративной сети и т.д.

В начало В начало

Технические средства

Первые работы по переводу в электронный вид были выполнены нами на сканерах Vidar TruScan Select с помощью программы TruInfo. Эти сканеры и сегодня продолжают исправно работать, позволяя выполнять сканирование на отдельных листах в черно-белом изображении шириной от 150 до 965 мм и длиной до 10 м.
зможность подбора различных настроек монохромного сканирования в программе TruInfo, удобный интерфейс с укрупненным просмотром сканируемого изображения, небольшой размер конечного файла в формате tif CCIT Group4 — основные преимущества программы TruInfo. В то же время были и определенные трудности. Например, нарушение выравнивания камер сканирования требовало полной переустановки программы TruInfo с получением от фирмы-поставщика нового кода авторизации. Неудовлетворительный результат на этих сканерах дает и сканирование в режиме Grayscale.

Для сканирования книг, технических журналов и сшитых документов, формат которых не превышает А3, мы с успехом используем цветные планшетные сканеры Paragon 1200 A3 SP PRO.

Чтобы сканировать цветные документы большого формата, иногда очень плохого качества, мы приобрели широкоформатный цветной сканер Contex с программным обеспечением RasterID, которое предлагает различные варианты настроек, благодаря чему можно повысить качество сканирования. Положительные отзывы получила автоматизация процессов обработки. Кроме того, программа поддерживает технологию ActiveX, что еще больше расширяет наши возможности.

В начало В начало

sapr.ru

Сразу отметим, что сканер вам нужно будет приобрести в любом случае (естественно, если в будущем не планируется полный отказ от бумажного документооборота, что сомнительно), так как перевод имеющихся документов в электронный вид – это первоначальный этап создания электронного архива. Но даже в случае привлечения сторонних специалистов последующее постоянное наполнение и актуализация данных будут проводиться вами самостоятельно.


Более подробно о документировании утери документов вы можете узнать в статье.


Прежде всего вам следует определиться, какова цель перевода бумажного архива документов в электронный вид. Если самоцелью является наличие скан-образов необходимых документов предприятия, то вам будет достаточно потокового сканера и сотрудника, умеющего его использовать.  Но, как показывает практика, основной проблемой при значительных объемах документации чаще всего является поиск, сбор и актуализация информации, а здесь нужны не просто документы в электронной форме, а структурированный архив с удобной навигацией и фильтрацией данных.

Для решения задачи в таком виде требуется гораздо больше ресурсов, да и вопросов становится больше (как и направлений развития и охватываемых функций).

Например, совершенно ясно, что для создания электронного архива специализированные системы (например, ECM) подходят гораздо больше, чем, скажем, общий сетевой ресурс предприятия, а желание систематизировать данные требует извлечения из документов дополнительных реквизитов (контрагенты, суммы, категории договоров и т.д.).

Кроме того, все чаще информационные системы предприятия работают в связке, образуя единый комплекс обработки данных. Это можно сказать не только о крупных организациях – сегодня редко где можно встретить компании, не использующие хотя бы системы налогового и бухгалтерского учета. Совершенно логичным желанием было бы обеспечить взаимодействие учетной системы организации и архива документов (тем более это актуально в случае договоров и счетов).

Таким образом, желание перевести документы в электронный вид при более подробном рассмотрении вылилось в развертывание системы (для конкретики будем говорить о ECM), разработку (или доработку) классификаторов документов, перевод документов в электронный вид с извлечением (желательно автоматическим) метаданных и занесением их в систему. Кроме того, желательно получить и интеграцию с учетной системой организации.

То есть вам нужен как минимум один аналитик и один разработчик, способный доработать как ECM, так и учетную систему.

Если в компании, существующей два года, имеются сотрудники с соответствующей квалификацией, то работы могут быть выполнены своими силами при условии закупки необходимого ПО. Как правило, такое встречается редко, и для организации гораздо проще и эффективнее обратиться к сторонним специалистам, чем затрачивать большое количество ресурсов на «выращивание» своих узкоспециализированных кадров.

В то же время на рынке существуют легкие для освоения продукты, позволяющие с минимальными вложениями получить базовый функционал ECM-системы. Если ситуация такова, что на текущий момент нет возможности выделить достаточное количество ресурсов, можно выбрать современный перспективный продукт и своими силами с минимальным привлечением подрядчиков закрыть им основные потребности (тем более что появляется все больше облачных решений, в том числе с рассрочкой или арендной платой). В дальнейшем с ростом организации могут охватываться все новые задачи. А при наличии планов на развитие системы постепенное выделение и обучение своих специалистов в будущем может и вовсе свести необходимость в посторонней помощи к нулю.

www.sekretariat.ru

Как перевести печатный текст в электронный?

  • Недавно скачал програмку для телефонов с андроидом ABBYY TextGrabber Translator. И установив ее на телефон получил замечательную возможность сфотографировав текст фотокамерой телефона сразу перевести в электронный вид и если необходимо и при наличии интернета перевести текст на необходимый язык. Хорошая програмка и работает.

  • Для того чтобы перевести отсканированный или сфотографированный печатный текст, а также pdf-файлы в электронный вариант, существуют специальные программы для распознавания текста. Скачать самые популярные из них вы сможете на этом сайте.

    Сфотографированный текст, который распознали подобным образом, можно легко редактировать в ворде, что сэкономит ваше время и силы, так как отпадает нужда вручную печатать нужный вам фрагмент из книги или журнала.

  • Для того, чтобы перевести написанный текст своей рукой (либо печатный с книг и журналов) в электронный, достаточно иметь возможность отсканировать его. Если такой возможности нет, хотя бы сфотографировать текст.

    Дальше через специальные программы (в интернете таковых пруд пруди) текст редактируется и переводится в электронный формат!

    Может помочь quot;ридеровскаяquot; программа ABBYY FINE READER (скачивается в плеймаркете, если будетего работать с телефоном на базе андроид)

  • Если у Вас книга, то в первую очередь ее нужно отсканировать, а только затем отредактировать распечатанное: обрезать неровные края, повысить резкость изображения и т.д. Перевод изображения желательно в формат JPEG. А затем с помощью данной программы выполнить перевод печатного текста в электронный.

  • При покупке сканера должен быть установочный диск, в котором есть программа функция распознавания текста. Для перевода печатного текста в электронный нужно отсканировать в этой программе и нажать кнопочку quot;распознаваниеquot;. Текст сохранится в формате выбранной программы (обычно это Ворд).

    Но бывают случаи, когда у нас нет сканера под рукой, а есть только фотография с текстом. В этом случае нужно воспользоваться специальными программами, которые предназначены для перевода печатного текста в электронный. Например, такой программой является CuneiForm.

  • Сначала надо отсканировать текст. Потом в программе ABBYY FineReader извлечь текст со сканов. ABBYY FineReader это программа российских разработчиков. Познакомиться с программой можно на сайте ABBYY http://www.abbyy.ru/finereader/

  • Чтобы перевести печатный текст в электронный, нужно его отсканировать. И нужно главное, чтобы стояла программа, которая переводит отсканированный текст в Word. В большинстве случаев, когда стоит pdf с текстом никаких операций проводить будет нельзя.

  • Сейчас в интернете очень много приложений и программ, которые умеют распознавать печатный текст, а есть даже и таки, которые письменный распознают. Для того, чтобы ими воспользоваться, текст нужно отсканировать или сфотографировать и затем залить в одну из этих программ, остальное она сделает сама. От качества снимка будет зависеть количество ошибок.

  • Для тех у кого есть телефон на Андроиде, может воспользоваться программой, которая преобразует ваш печатный текст в электронный. Для этого установите программу и следуйте инструкции. Программа называется ABBYY FineReader.

info-4all.ru

Проблемы бумажных архивов

Бумажка есть бумажка – она стареет, желтеет, утрачивает ровность краев, да и выцветает. Потерять ее, украсть или испортить совсем нетрудно. А если один документ требуется целому ряду специалистов или нескольким отделам для работы, то делопроизводителю приходится заниматься его размножением.

Ниже представлен типовой процесс перевода документов в электронный вид.

Как бумажный документ перевести в электронный вид

Что переводят в электронный вид

Приказы, распоряжения, договоры, финансовая отчетность, накладные, путевые листы, кадровое делопроизводство – видов документации на каждом предприятии великое множество. Заказав у нас перевод бумажных документов в электронный вид, можно добиться более современного архивирования, удобство которого Вы ощутите сразу же. Конечно, можно подобное архивирование поручить собственным подчиненным, сэкономив средства на оплату услуг сторонней компании. Однако этот процесс потребует первоначального обучения сотрудников, приобретения специального оборудования, программного обеспечения и массу дополнительного времени. Так или иначе, этот процесс затратен. Исходя из опыта мы рекомендуем не заниматься этим самостоятельно. Так как переделка Вам обойдется всегда дороже чем если бы Вы заказали услуги в специализированной компании.

Работа профессионалов архивного дела

Профессионалы архивного дела произведут перевод бумажных документов в электронный вид быстрее и качественнее:

  •  Обычное сканирование предполагает получение подобия фотографии документа, без возможности его редактирования и копирования фрагментов.
  • Сканирование автоматизировано, что сокращает сроки работ и исключает ошибки;
  • Документация регистрируется и индексируется, распределяется по соответствующим папкам, ускоряющим ее поиск;
  •  Вся документация в электронном виде стандартизируется.

Преимущества, перевода документов в электронный вид:

  • Электронный архив не требует площадей для хранения документов;
  • Информация может быть более профессионально защищена;
  • Единая информационная база компании оптимизирует работу подразделений, ускоряя доступ к нужной документации;
  • Персонал работает более эффективно, что напрямую влияет на прибыльность бизнеса.

Обратитесь к профессионалам – эта услуга повысит КПД работников и принесет вам прибыль. Узнать о ценах на перевод бумажных документов в электронный вид можно по: 8(495) 226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru

archivexpert.ru



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector